從電影〈魔球〉認識校務研究

 
2017/04/07 李弘斌 | 景文科技大學資訊管理系
吳淑媛 | 社團法人台灣評鑑協會     633
 

孫子兵法謀攻篇:知己知彼,百戰不殆;不知彼而知己,一勝一負;不知彼不知己,每戰必殆。校務研究就像定位系統,讓學校能知己知彼,永遠領先。校務研究也是勝利的科學之一,讓學校處於困境時有機會逆轉勝。

 

近年來,網際網路及無線通訊的進步促進了大家對資料蒐集分析的興趣,並應用於商業經營,一個成功的案例就是物聯網的興起與發展。

 

物聯網有效集結並運用各種網路媒介所蒐集的消費者信息,包含物品的使用習慣、愛好等,透過大量與縝密的數據分析,提供商業公司開發新產品與行銷策略的參考,直接提高市場上產品的行銷效率,並有效掌握消費市場的脈動。這些資料的分析應用激勵起大數據的風潮,也讓處於少子女化及教育經費緊縮的高等教育界注意到其功效。因此在校務專業管理方面應用了大數據資訊的分析,這種進化讓校務研究(Institutional Research,簡稱IR)成為教育界近年來的關鍵議題。

 

什麼是校務研究?事實上,校務研究是社會科學研究的一種模式,只是研究的對象和資料與大學校務相關。若想更快了解校務研究的內涵,用〈魔球〉這部電影來解釋是最恰當不過了。

 

電影中,2001年美國職棒球隊的奧克蘭運動家隊被球員總薪資是其3倍的紐約洋基隊淘汰。但其後該隊總經理經由大數據分析的幫助,分析了每位職棒球員的打擊與防守數據,並篩選出雖然數據突出但未受重視的遺珠球員,做為網羅選手的參考,並讓球隊的管理階層能在有限的薪資空間下,把資源做最有利的分配。

 

在次年,奧克蘭運動家隊以有限的薪資卻組合出最能發揮戰力的團隊,並創下大聯盟20連勝的紀錄。該隊最後以美聯西區第一之姿進入季後賽,創造了球隊經營的高峰,這就是應用大數據而逆轉勝的成功案例。

 

把同樣的理念應用到學校的運作,就是所謂的「校務研究」。它的重點在於秉持「數據證明一切」的精神,藉由數據的統計、比較、實證,分析學校各項活動或措施,就如孫子兵法所說:知己知彼,百戰不殆。讓學校藉由資料的蒐集與比較,了解自我的優勢與缺點,找出問題、解決問題,並據以精進校務專業管理。

 

校務研究兩大任務

 

台灣的校務研究大多參考美、日二國的相關文獻與資料。美國的大學很早就已建立校務研究機制,在這方面可說是相當成熟。而與台灣地緣相近的日本,則是把校務研究這個名詞Institutional Research翻譯成「機關調查」,研究的範疇有遍布校外之意,許多研究單位或行政組織都執行這項富有挑戰且極具意義的工作。

 

然而校務研究的概念是什麼?其任務職掌又是什麼?根據美國校務研究協會2012年所出版的《校務研究手冊》,校務研究的概念起源於大學校務的兩大措施,包括「問卷調查」與「自我研究」。前者可協助學校了解學生學習的動機,以及其他學生非直接學習評量的成果,在美國的校務研究中占了非常重要的一環;後者則是用以協助學校發現問題,做為精進辦學的參考,是目前台灣的校務研究中學校方面會積極辦理的項目。

 

問卷調查

 

美國高等教育委員會在1973年起實施大學師生問卷,共有1,900所大學(學院)、超過30萬名教授及1,500萬名大學生完成這問卷。另為了解學生參與學習的情形,美國印第安那大學也從2000年起實施學生參與度調查問卷,共有500萬名大學生完成這調查。這些外部機構實施跨校問卷的結果,可提供不同組合的比較方式,讓各校了解本校學生與其他學校學生在學習認知與態度上的差異,做為教學改進的參考。

 

舉例來說,專家對於學生量化推理能力的評估設計了許多問題,藉由學生在不同時間的填答,可以把問卷的填答結果轉換成分數。再從計算所得的分數,比較大一與大四學生、今年與去年、本校與其他學校的相對表現,據以檢視學校的教學機制是否可提高學生量化推理的能力。

 

自我研究

 

哈佛大學自1820年起,就針對校內行政事務與教學活動成立相關的委員會,並進行許多自我檢視與研究。這些自我檢視及研究措施無疑是協助這些名校奠立跨越數個世紀的辦學基業,並在學術上名列全球頂尖大學之列的重要關鍵。

 

近年來國內也有不少學校積極推展校務自我研究工作,包括東吳大學實施多年的問卷追蹤調查;清華大學建立與整合校內資料庫;玄奘大學結合校內心理、統計、資訊背景教師,串聯校內資料庫強調專案分析;長庚科技大學整合校內各種資料庫,並進行基礎分析;逢甲大學建立績效量化指標,並利用校務研究檢視其達成效果。

 

除此之外,一些學校也針對階段性的議題做個案研究,例如:景文科技大學在休退學的校務研究中,發現某些藉由聯合登記管道入學的學生,其休退學率遠高於其他的入學管道,於是開始分析同一系組在聯合登記招生類別不同的學生差異性。發現某些學生在高中職就讀的科別與大學錄取系組差異太大,造成學習困難,降低了學習的意願,進而辦理休退學。因此研究結果告訴我們,針對這種學生校方必須加強他們的性向測驗與輔導,以增進學生適應大學的學習。

 

另外,一般大眾都認為少子女化的衝擊會在今年影響大學招生短招約5萬人。但若進一步考慮新生兒的出生月分,再配合入學足齡7歲的規定,就會發現其實105學年度的影響僅有2.7萬人,其餘2.5萬人的衝擊則是發生在106學年度。這些專案研究結果都可用以協助學校做出正確的判斷與決策。

 

校務研究的多重角色與功能

 

校務研究工作屬性相當多元,不同專業的人對校務研究的理解就好比瞎子摸象,觸碰的部位如果只有鼻子、耳朵、大腿或尾巴等小部分,就可能無法感受到整體其實是一頭大象。校務研究亦然,從不同層面(內部或外部)或以不同角度(行政或學術)去了解,校務研究就呈現出不同的面貌。

 

從行政角度來看,校務研究的校內工作主要在於蒐集與整理資料,並確保資料的正確性及時效性,這時研究的專責單位扮演著「資訊提供者」的角色。但若從學術角度來看,專責單位則應負起專業分析的責任,把資料做適當整理與統計,提供相關資訊給學校決策者,協助其做出正確判斷,這時專責單位就是扮演著「政策分析師」的角色。

 

對校外而言,校務研究專責單位相當於學校辦學績效責任的最佳詮釋者,藉由校內資料的整理與分析把學校最佳狀態呈現出來,期能得到社會大眾的認同,這時校務研究可說是學校的「政策化妝師」。若從學術角度切入,校務研究專責單位必須對社會大眾提供專業學術理論分析,以顯現辦學的實質績效,這時專責單位就是一個專業的「學術研究者」。

 

不過,也有學者認為校務研究專責單位不僅僅具備4種身分,還應具備「知識管理者」的第五種身分。但無論是哪一種身分,校務研究專責單位顯示它的功能不單只是蒐集資料與分析,它在不同的時間與空間更須扮演精進校務專業管理的角色。

 

準備期與成熟期

 

學校在啟動校務研究初期,通常會先著重於資料的蒐集與管理,一般稱之為「資訊管理」(Information Management,簡稱IM)階段,這是IR的準備期(IR 1.0)。當資訊蒐集與管理機制建立後,便能把相關數據資料運用於分析與規劃,以發揮資訊價值,進入真正的「校務研究」(IR 2.0);在這階段,校務研究能協助進行標竿對象的分析比較,以及對機構未來的規劃。

 

當校務研究的任務成熟後,接著就邁入「校務效能」(Institutional Effectiveness,簡稱IE)成熟期(IR 3.0),這一階段目的在於促使學校更有效率地運作與經營;重點是透過校務研究的過程與成果,檢核其產出績效及學校發展目標的達成情形,以驗證學校在前兩階段所做的努力。

 

「台灣校務專業管理資訊整合先導計畫」(簡稱TIRC)定期提供充分的校務資料,協助學校進行校際分析以發現問題,進而運用所擁有的資源順利解決問題,轉化為正面向上的動能。例如這計畫就提供了休學資訊方面的比較,讓學校了解是否應把休退學率列為校務研究專案分析的優先項目。

 

就有某所大學在101學年度的休學率大約是3.5%,但經兩年的努力降到2.7%,甚至比同儕學校還低。帳面上學校的努力值得肯定,但是對照學校群組平均,休學率其實仍然偏高,顯然學校仍有努力的空間。這是IR準備期所蒐集的資料應用在校務研究的例子。

 

除了一般校務資料的蒐集之外,促進學校進步最有效的方法,不外乎是實施自我評鑑,而學校自我評鑑最重要的就是藉由校務研究來蒐集學生的學習結果。一般來說,大學在自我評鑑或通過各種認證時,都必須整理與蒐集相關的資訊,來證明學生是否已達到學校所訂的基本素養和核心能力。

 

例如某校系在訂定核心能力時,在102學年度訂定學生必須獲得 ERP初階規劃師證照,當時學生的通過率是65%,但學校為了提升學生考照率,在課程、師資、與設備方面都做了加強。在隔年103學年度學生考照率已達90%,除了證明學校所設計的教學機制有效外,學校在新的一年有更新的措施,以期能更提高學生的能力。這些定期分析檢討學校的辦學成果,是成熟校務研究的最終目標。

 

台灣校務研究黃金三角

 

台灣的校務研究運作尚未臻成熟,仍有許多可能的機會,可以汲取美國的成功之道,再借鏡日本的發展經驗,循序漸進建構扎實的校務研究基礎,並把資料蒐集、專案研究、評鑑評量列為台灣校務研究黃金三角。

 

在目前少子女化及資源緊縮下,若能做好校務研究這三大層面,相信每一所學校也可像〈魔球〉這部電影一樣,發揮學校的特色,在世界各大學的評比中脫穎而出。